Tổ Chức Công Việc Có Khoa Học

Thanh Trân vs. Nguyễn Chính?

Tôi thú vị đọc bài viết của Thanh Trân. Bài nầy hay ở chỗ là nó đã chú tâm vào sự chuẩn bị và sửa soạn cho một công việc, một dự án như Trung Tâm GDXH Nghĩa Việt. Trong khi bài viết của Thanh Trân nặng về Tâm Lý Học (Psychology), thì bài viết sau đây của tôi, Nguyễn Chính, lại nặng về Khoa Học (Science). Hai bài của Thanh Trân và Nguyễn Chính không có gì xung khắc với nhau, trái lại cả hai bài nầy sẽ bổ sung cho nhau như là một góp ý thể theo lời mời gọi của bạn Trần Văn Chỉ.

Nguyễn Chính là ai?

Tôi là một trong những Phụng Sinh/Nghĩa Sinh đầu đàn của anh Cả Nguyễn Trung Hiếu mà khi sáng tác nhạc hay viết lách vớ vẩn lúc anh 16-18 thì tên nghệ sĩ của anh là Thắng Hưng (chiến thắng và phục hưng) hay Triệu Hưng (cực kỳ quang phục!). Dù chỉ thua anh Cả có 4 tuổi nhưng tôi được anh thương nhất – năm nay tôi 60 còn anh 64. Tên đầy đủ của tôi là Nguyễn Công Chính, tên ngắn gọn của tôi là Nguyễn Chính, còn tên Mỹ hóa của tôi là Chinh Nguyen. Nhiều người gặp tôi đi shopping một mình thì gọi tôi là Chinh Phụ, còn nhiều ông bạn bắc kỳ của tôi thì cứ điện thoại triền miên để xin được nói chuyện với Trinh Nguyên (giọng bắc là Chinh Nguyên), bởi vì họ cứ tưởng tôi là gái chưa chồng?!.

Dù bị nhiều người chọc ghẹo cái tên Nguyễn Công Chính của tôi, nhưng tôi vẫn còn thấy mình “may mắn.” Vì cớ là có nhiều người đã phải khổ sở với cái tên của mình khi sống ở đất Mỹ. Thí dụ một người quen của tôi (vì ở chung tỉnh Richmond, bang Virginia). Anh ta cùng có hai cái tên đầu giống như tôi đó là Nguyễn Công, nhưng anh ta rất vất vả với cái tên của anh ta lắm. Tên tôi là Nguyễn Công Chính, còn anh bạn tôi tên là Nguyễn Công Cử. Thật là tội nghiệp cho anh khi gửi e-mail cho bạn bè mà máy không có dấu tiếng Việt. Anh ta cứ quýnh lên thôi, nhưng sắp xếp tên anh theo kiểu nào cũng đều bị “kẹt” hết tất cả (Nguyen Cong Cu? Nguyen Cu Cong? Cong Cu Nguyen? Cu Cong Nguyen?). Còn riêng tên tôi thì rất dễ nhớ và viết kiểu Việt hay kiểu Mỹ đều đươc cả (Nguyễn Công Chính? Nguyen Cong Chinh? Chinh Cong Nguyen? Cong Chinh Nguyen?).

Tổ chức khoa học?

Tại sao bạn (Trần Văn Chỉ) lại phải tổ chức công việc (NS) một cách khoa học? Thưa rằng vì ít nhất là mình được hai cái lợi:

1) Lợi thứ nhất: Tiết kiệm được thời giờ làm việc (NS)

2) Lợi thứ hai: Công việc (NS) mang lại nhiều kết quả hơn cho chính mình và cho những người mình phục vụ..

Nếu bạn đọc Liên Nghĩa muốn có đươc hai cái lợi ích ghi trên thì đọc tiếp bài báo nầy, bằng không chúng ta xin tạm biệt nhau tại đây để khỏi làm mất thời giờ quý báu của nhau. Đồng ý?

Kerry Gleeson là ai?

Những phương pháp khoa học tôi sắp sửa chia sẻ với bạn (Trần Văn Chỉ) là những tư tưởng của một tác giả uy tín thế giới – Kerry Gleeson. Ông là Giám Đốc Học Viện Kỹ Thuật Kinh Doanh Quốc Tế do ông sáng lập (Institute for Business Technology in 25 countries). Hãy tìm hiểu thêm về ông bằng Anh ngữ:

Kerry Gleeson is the author of the internationally best-selling books The Personal Efficiency Program – How to Get Organized to Do More Work in Less Time, and The High-Tech Personal Efficiency Program – Organizing Your Electronic Resources to Maximize Your Time and Efficiency. Over a million copies of his books in 17 languages are in print.

Over the years, Mr. Gleeson has been retained by a number of the largest corporations in the world to address the issue of personal productivity and changing behavior. Unilever, IBM, Lloyds Bank, Price Waterhouse Coopers, Philips Electronics, and thousands more top companies are employing the techniques of the Personal Efficiency Program.

Nguyễn Chính sẽ lần lượt mời bạn (TVC) tìm hiểu thêm về các chủ đề sau đây:

Phương pháp làm ngay

1. Bắt tay vào việc ngay
2. Bắt đầu từ bàn giấy
3. Gạt bỏ sự chần chừ
4. Kiên nhẫn để thành công
5. Loại bỏ tính cực đoan
6. Tập luyện tính kỷ luật

Tổ chức công việc

1. Gạt bỏ sự bề bộn
2. Đừng để bị che khuất
3. Đừng có quá tò mò
4. Bắt đầu từ cơ bản
5. Mỗi ngày một việc thôi
6. Thiết kế hộp giấy tờ
7. Làm quen dụng cụ mới
8. Văn phòng cần chuyên môn
1. Quản lý hồ sơ
2. Hệ thống lịch nhật
3. Sắp xếp giấy tờ
4. Hồ sơ tham khảo
5. Hồ sơ lưu trữ
9. Bí quyết làm hồ sơ
10. Hồ sơ trên vi tính
11. Vận hành máy vi tính
12. Tạo bản sao dữ liệu

Tập luyện thói quen

1. Phân bố thời gian trên vi tính
2. Không để công việc bị ứ đọng
3. Thiết lập các nhóm cho công việc
4. Phải tránh những quyết định vội vã
5. Thành lập hạn định cho công việc
6. Tham quan thế giới mạng vi tính
7. Tìm đọc các thông tin khoa học
8. Phải có các cuộc họp hàng tuần
9. Không bao giờ chạy trốn công việc

Sắp xếp kế hoạch

1. Chọn thứ tự ưu tiên công việc
2. Sắp xếp công việc và thời gian
3. Lập tiến trình kế hoạch cho công việc
1. Kế hoạch ngày
2. Kế hoạch tuần
3. Kế hoạch tháng
4. Kế hoạch năm
5. Lâu hơn nữa
4. Thiết lập kế hoạch theo chiến lược (strategies)
1. Xác đinh sứ vụ (mission)
2. Xác định mục đích (purpose/goals)
3. Xác định giá trị (values)
5. Thấy được là có thể làm được

Điều hành công việc

1. Sự bền bỉ trong lý tưởng
2. Cần quên những điều cần nhớ
3. Nỗi ám ảnh của công việc
4. Hệ thống kiểm soát công việc
5. Xử lý giấy tờ hành chánh
6. Quản lý công việc theo nhóm
7. Năng động tập thể của nhóm
8. Hãy theo dõi và ủy thác
9. Những trường hợp ngoại lệ
10. Bảo lưu dữ liệu quan trọng
11. Theo dõi diễn biến công việc

Cải tiến công việc

1. Nguồn gốc của cải tiến công việc
2. Phương pháp cải tiến công việc tốt
3. Tìm hiểu nhân viên của công ty (TTGDXH Nghĩa Việt)
4. Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng (học sinh của TTNV)
5. Cẩn thận đề phòng những bất trắc
6. Phát triển kế hoạch theo từng bước
7. Không ngừng cải tiến bản thân ta

Quản lý công việc

1. Quản lý bằng phương pháp khảo sát
2. Củng cố vận dụng các tương quan
3. Phương pháp theo sát trên công việc
4. Phương pháp ủy nhiệm trên chuyên môn
5. Tập trung vào quá trình làm việc
6. Xây dựng vững đội ngũ nhân viên
7. Đừng lệ thuộc lắm vào bàn giấy
8. Hãy cứ làm việc theo thực lực

Kỹ thuật hiện đại

1. Các thiết bị văn phòng hiện đại
2. Phải tổ chức sắp xếp dữ liệu
3. Tài quản lý: kết quả công việc
4. Làm việc trong môi trường lưu động

Bảo quản công ty (TTNV)

1. Chuẩn bị chu đáo cho công việc
2. Bảo quản nề nếp của công việc
3. Bảo quản vật dụng của văn phòng
4. Ngăn ngừa thì hơn là chữa trị
5. Bảo quản và liên tục cải tiến
6. Phấn đấu trong tổ chức công việc
7. Những việc nhỏ nhặt cần bỏ qua
8. Phải làm gì khi gặp thất bại?
9. Những khuyết điểm ai cũng cần tránh
10. Liên hoan thành công và vui sống.

Có thể bạn Trần Văn Chỉ và nhiều Trưởng NS đã có sẵn những phương án hành động trước khi bước vào công việc xây dựng TTNV. Nhưng tổ chức công việc một cách khoa học để đạt được kết quả tối đa lại là một việc khác, phải không bạn?

Có thể bạn TVC cũng cùng một quan điểm với tôi. Bạn có thể bước vào cổng trường đại học, tiếp thu kiến thức, tốt nghiệp rồi có được việc làm. Nhưng không ai có thể nhớ hết tất cả những điều đã học. Vả lại, từ học đến hành là một hành trình đòi hỏi nhiều thời gian.

Với 60 năm cuộc đời, tôi đã gặp rất nhiều người tài giỏi, thông minh, nhanh lợi. Họ có thể giải quyết nhiều việc cực kỳ khó khăn mà bạn và tôi tưởng chừng như không thể. Họ xây biệt thự, tải hàng hóa, bán linh kiện, thậm chí kiêm chữa bệnh. Nhưng thực ra, đa phần là những người có tài chịu đựng sự căng thẳng của công việc chứ không phải họ biết cách tổ chức công việc một cách khoa học.

Bạn Trần Văn Chỉ yêu cầu chúng tôi góp ý: chúng tôi đã làm việc nầy. Phần còn lại nằm trong vòng tay của bạn. Thay mặt cho ACE Nghĩa Sinh và cựu Nghĩa Sinh, chúng tôi chúc bạn Trần Văn Chỉ và các anh chị em trong Ban Đồng Hành được THÀNH CÔNG trong dự án rất chi là quan trọng của Nghĩa Sinh: xây dựng Trung Tâm GDXH Nghĩa Sinh, nơi đào tạo đội ngũ Nghĩa Sinh kết thừa.

- Nguyễn Chính